Resumo do Livro A Arte de Fazer Acontecer (David Allen)

David Allen, autor do livro A Arte de Fazer Acontecer, uma tradução não literal do título original Getting Things Done, o método GTD, é um dos maiores especialistas de produtividade no mundo.

Os ensinamentos contidos no livro são capazes de fazer com que qualquer pessoa se torne muito mais produtiva no trabalho e na vida pessoal.

Você vai aprender agora no resumo do livro A Arte de Fazer Acontecer como reestabelecer o controle da vida.

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Laços Abertos

Uma estudante Russa de psicologia, na década de 1920, ao observar o funcionamento de um restaurante e as atitudes dos garçons do estabelecimento, desenvolveu a teoria de que a nossa energia mental é atraída pelas tarefas inacabadas e uma vez que concluídas, elas saem da nossa cabeça.

Para David Allen, esse efeito é chamado de “laços abertos”, que ele define como:

Qualquer coisa atraindo a nossa atenção que não está no seu devido lugar do jeito que está.

Por menor ou maior que seja, qualquer coisa pode se tornar um laço aberto, como por exemplo “comprar uma caneta” ou “criar uma empresa multinacional”.

Mente Limpa Como Água

A essência do GTD é manter a sua mente limpa, por isso o método de David Allen se baseia no controle eficiente dos laços abertos e na priorização de tarefas.

Quando controlamos os laços abertos conseguimos focar nas tarefas do momento sem que tenhamos distrações, o que nos torna infinitamente mais produtivos.

Cada laço aberto na sua vida deve estar em um lugar específico, deve ser organizado e arquivado. Quando tira os laços abertos da cabeça você fica tranquilo e despreocupado porque sabe que quando precisar revisitá-los, eles estarão devidamente catalogados.

O método GTD é formado basicamente por 5 etapas: coletar, processar, organizar, revisar e executar.

1. Coletar

A primeira etapa do método consiste na coleta de informações.

Você deve reunir tudo o que está tirando o seu foco. O objetivo é retirar todas as informações que ocupam a sua mente e transportá-las para uma “caixa de entrada”.

Todas as suas tarefas e solicitações cotidianas, sejam elas do trabalho, de amigos ou familiares, deverão entrar na sua lista. Você deve criar uma lista, digital ou de papel, contendo todas as tarefas da sua vida.

É extremamente importante que realmente todas as tarefas sejam inseridas no seu sistema de coleta, porque assim elas sairão da sua cabeça.

Inclusive, David Allen sugere que você sempre ande com um bloco de notas, físico ou digital, para coletar toda e qualquer informação que surgir na sua mente.

E a sua lista de coleta deverá ser constantemente visitada e processada, ou seja, quando você realizar ou cancelar uma atividade, você vai tirá-la da lista.

Mantenha sempre em mente o conceito de que toda tarefa que está pendente na sua cabeça, um laço aberto, minará a sua energia, aumentará o seu estresse, se tornará uma distração e consequentemente diminuirá a sua produtividade.

Portanto crie a sua lista agora.

2. Processar

A segunda etapa do método consiste em processar e esclarecer as informações que você inseriu em sua lista de coleta.

Nessa hora você vai olhar para cada informação que está na lista de e vai decidir o que fazer com cada uma delas.

Para cada item da lista, você vai se perguntar: eu devo tomar alguma ação em relação a isso? Só existem duas respostas para essa pergunta: “sim” ou “não”.

Ao responder “não” você vai tomar uma de 3 medidas:

Descartar, não fazer nada e riscar a informação da lista.
Colocar em espera, ou seja, talvez algum dia no futuro você poderá realizar aquilo.
Arquivar como referência, no caso quando forem informações ou documentos importantes que posteriormente precisarão ser acessados.

Mas caso a sua resposta seja “sim” você vai analisar e perceber se a ação pode ser realizada imediatamente e em uma única atitude.

Toda tarefa que puder ser realizada em uma única atitude e em menos de 2 minutos, realize imediatamente.

Mas se para processar o item você precisar tomar várias ações, quebrando a tarefa em tarefas menores, crie uma nova lista chamada Projetos e adicione a ação à lista.

3. Organizar

A terceira etapa do método GTD representa o período para organizar as informações que você coletou.

Como eu falei, a essência do GTD é esvaziar a sua mente. E para que isso se torne possível é preciso organizar de maneira produtiva os seus laços abertos.

David Allen apresenta um sistema simples de organização baseado somente em um calendário e em outras listas de ações a serem tomadas.

A primeira é a lista de Projetos que, como você já entendeu, é criada a partir de todas as atividades que exijam várias etapas para serem realizadas, como organizar uma festa, por exemplo.

A segunda lista que você deve criar é a lista para delegar atividades. Tudo aquilo que não compete a você ou não representa o melhor uso do seu tempo deve ser delegado.

Na hora de saber se você deve ou não delegar uma atividade, é preciso se fazer uma pergunta fundamental: eu sou a melhor pessoa para realizar essa tarefa ou eu posso delegá-la (seja para um familiar, amigo, funcionário ou colega de trabalho)?

Lembrando que as tarefas que estão em espera, aquelas que podem ser realizadas algum dia, caso necessário devem entrar na lista de tarefas a serem delegadas.

Se faz sentido delegar uma atividade, delegue. Uma vez delegada, agende uma data para checar com a outra pessoa o progresso da atividade.

Mas se não fizer sentido delegar a tarefa, coloque a atividade em uma lista de próximas ações.

A lista de próximas ações, segundo Allen, deve ser idealmente revisitada no início e ao longo do dia.

A melhor maneira para organizar a sua lista de próximas ações é por contexto ou por prioridade.

No caso do contexto, você precisa se perguntar: onde eu preciso estar para realizar essa atividade?

Um contexto pode ser um local físico como a sua casa, o seu local de trabalho ou a farmácia, mas também pode ser uma situação específica, que já ocupa um espaço diário ou semanal na sua rotina, como um horário fixo na sua agenda, das 10 às 11 da manhã.

Quando organiza por contexto, não importando o que você esteja realizando, é sempre possível olhar para a sua lista de próximas ações e ver o que precisa ser feito aonde você está no momento.

Quando organiza por prioridade você precisa se perguntar: dados o meu contexto, tempo e energia disponível, o que vai me recompensar mais? Além disso, é importante considerar as atividades de acordo com os seus objetivos de longo prazo.

Allen também fala que todas as atividades com data e hora marcada devem estar anotadas em um calendário. Você ainda deve deixar no mínimo 1 hora do seu dia livre para possíveis imprevistos.

4. Revisar

O quarto passo do método é a revisão.

Existem basicamente 3 revisões importantíssimas que devem se tornar hábitos na sua vida.

A primeira é a revisão diária da sua agenda. Toda manhã você deve consultar o seu calendário e verificar quais compromissos com horários específicos você possui. Avalie o seu calendário e, caso necessário, faça ajustes.

A segunda é a revisão da sua lista de próximas ações de acordo com o seu contexto. Sempre que você estiver em um novo contexto, verifique a sua lista de próximas ações.

Por exemplo, se você estiver no seu trabalho, verifique quais atividades você tem nesse contexto. Não necessariamente você vai realizar todas as atividades naquele momento, mas a partir disso você se tornar capaz de definir prioridades para realizar dentro de cada contexto específico.

É por isso que é tão essencial poder acessar todas as suas listas a qualquer momento.

E a terceira e última revisão é a revisão semanal. A revisão semanal é importantíssima dentro do método GTD. Ela representa tudo o que você precisa fazer para deixar novamente a mente limpa e preparar o seu planejamento das próximas semanas.

Você deve escolher um dia e horário específicos para realizar a revisão semanal. David Allen sugere a manhã de sexta-feira, por ser um momento em que o seu nível de produtividade é alto, mas a decisão é sua.

O importante é que, na revisão semanal, você esvazie a sua lista de laços abertos. Você deve revisar a sua principal lista e tentar tirar dela o maior número possível de atividades.

Na revisão semanal você também deve revisar a sua lista de projetos. Finalize projetos que foram concluídos, veja quais não são mais importantes e insira novos projetos que surgiram.

Além disso, limpe a sua lista de próximas ações. Exclua itens concluídos, reorganize a lista transferindo para a próxima semana as atividades que não foram realizadas durante a semana que passou e adicione em sua lista de laços abertos os novos e mais importantes e/ou urgentes itens que surgirem.

Basicamente, na revisão semanal você risca o que foi realizado e planeja a sua próxima semana. A revisão semanal extremamente importante porque dessa forma você consegue se manter atualizado e sempre progredindo.

5. Executar

Por último, após passar pelas 4 etapas descritas, você chega na quinta etapa: execução.

Agora que organizou tudo, chegou a hora de tomar ações práticas e executar tudo o que foi planejado. Lembre-se de executar cada tarefa dentro de cada contexto específico, de acordo com as suas prioridades e no momento exato que você especificou cada atividade.

O método GTD é muito eficaz, mas para ter resultados com esse sistema é preciso ter disciplina. Porém, não se mantenha preso, é essencial adaptar o método GTD conforme a sua rotina, os seus objetivos e a sua vida.