Como Administrar o Tempo: Já Contaram Esse Segredo Para Você?

Você gostaria de ser mais produtivo no trabalho? De ter mais tempo para a sua família? De sair mais com os seus amigos? De ir para a academia todos os dias? De conseguir ler regularmente? De dedicar tempo diário para o lazer?

Enfim, você gostaria de realizar diariamente tudo o que precisa e necessita fazer?

É lógico que sim, mas você não tem tempo para nada. Não é verdade?

Você tem a sensação de que está sempre atrasado e estressado, que o dia precisaria ter 48 horas e que as altas demandas da vida exigem que você desenvolva a habilidade de administrar o tempo de forma eficaz?

Você não está sozinho, a maior parte das pessoas passa por isso.

O fato é que o tempo é o seu bem mais precioso. E enquanto você não souber gerenciar o seu tempo, você vai continuar a desperdiçar o seu inestimável tesouro.

É preciso dedicar tempo de qualidade para as áreas mais importantes da vida. Mas são tantos papéis, atividades e compromissos que temos, que parece ser impossível dar conta de tudo com eficácia.

Por muito tempo eu sofri com a falta de tempo, ou pelo menos, com a incapacidade de gerenciar o meu tempo.

Hoje eu não sofro mais porque descobri um grande segredo da administração de tempo. Foi um ponto de virada na minha vida e será na sua também.

A partir de agora eu vou solucionar as seguintes dúvidas:

  • O que é administrar o tempo?
  • Por que administrar o tempo?
  • Como administrar o tempo da melhor maneira?
  • Quais são as melhores dicas para administrar o tempo?

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O Que é Administrar o Tempo?

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Se fizer uma rápida busca no dicionário você vai encontrar as seguintes definições para a palavra ‘tempo’:

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Bom, por essas definições é possível presumir que o tempo é administrável.

Mas o que é o tempo?

O tempo em si, o tempo do relógio, não existe. Quem existe somos nós, seres humanos. O tempo não passa, quem passa somos nós.

O tempo foi criado para superarmos a infinitude que é a existência. E já que ele foi criado, é importante que você saiba gerenciar o seu tempo corretamente.

Mas é aí que vem o grande segredo: não é possível administrar o tempo. O tempo não para. Você consegue parar ou alterar o tempo?

Você não administra o tempo, você administra os eventos e as ações que ocorrem ao longo dele. Ou seja, você administra a sua vida e a si mesmo.

Você “administra” o tempo administrando a si próprio e a vida.

E sabe por que administrar o tempo?

Porque se não administrar o próprio tempo você vai deixar o comando da sua vida à mercê das circunstâncias e das outras pessoas.

É isso o que você quer?

Como Administrar o Tempo?

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Entendido isso, como de fato administrar melhor o tempo – ou a vida?

Ao pensar nas suas tarefas diárias você vai reparar alguns padrões e vai perceber que a sua vida é dividida entre alguns tipos de atividades.

Para Stephen Covey, autor do livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, existem 4 tipos de atividades em nossas vidas:

  • Urgentes e importantes
  • Urgentes e não importantes
  • Não urgentes e importantes
  • Não urgentes e não importantes

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Já para Christian Barbosa, autor do livro A Tríade do Tempo, existem 3 tipos de atividades em nossas vidas:

  • Importantes
  • Urgentes
  • Circunstanciais

Independentemente da abordagem com a qual você se identifique mais, os 2 autores entram em consenso ao afirmarem que o centro do gerenciamento do tempo se encontra na esfera das atividades que são importantes e não urgentes.

Eu concordo mais com Christian Barbosa do que com Stephen Covey na definição dos tipos de atividades que existem em nossas vidas.

Atividades circunstanciais: são aquelas tarefas geralmente desnecessárias, que você realiza por serem cômodas ou socialmente apropriadas. Você joga o seu tempo fora com essas atividades porque elas geram pouquíssimo ou nenhum resultado na sua vida.

Atividades urgentes: são todas tarefas que surgem de repente, imprevistos que causam estresse porque precisam ser resolvidos em cima da hora, ou muitas vezes até já passaram do prazo para serem solucionados.

Atividades importantes: são todas aquelas atividades de curto, médio ou longo prazo que geram resultados significantes na sua vida. O que é importante geralmente pode esperar horas, meses e até anos para ser realizado.

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Partindo do princípio que a vida é dividida entre atividades importantes, urgentes e circunstanciais, você tem o poder de escolha em suas mãos.

Mas antes de escolher é preciso identificar em qual esfera você mais vive.

Como Foi a Sua Semana?

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Existe uma atividade que eu utilizei há bastante tempo, quando a minha vida era uma grande bagunça, que consiste em você pensar em todas as atividades que realizou durante a sua semana passada inteira.

Se percebe que não consegue administrar de maneira eficaz o seu tempo, e provavelmente você percebe isso, caso contrário não estaria aqui, é fundamental que você faça essa atividade.

Anote em um caderno ou no seu smartphone a semana passada inteira da sua vida. E quando eu falo tudo, eu realmente digo tudo.

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Entendeu o que eu quero dizer?

Anote cada atividade que você realizou durante os 7 dias da semana passada.

Ao anotar os 7 dias você terá um panorama geral de como é uma semana típica sua e vai entender qual é o tipo de atividade que predomina na sua vida.

Pause um pouco a leitura e faça esse exercício. Eu aguardo.

Feito? Ótimo!

Com os dados em mãos, reflita: qual tipo de atividade é mais presente na sua vida?

Importante, urgente ou circunstancial?

Também é possível parar e perceber em cada momento se a atividade que você está realizando é importante, urgente ou circunstancial.

5 Dicas Para Administrar o Tempo

1. Escolher

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Sabendo claramente em qual esfera a sua vida gira, fica muito mais fácil gerenciar o seu tempo.

A capacidade de gerenciar o tempo está intimamente ligada com a capacidade de gerenciar as suas escolhas. Você gerencia a sua vida e o seu tempo da melhor maneira possível quando faz as melhores escolhas possíveis.

E você faz as melhores escolhas possíveis quando define as suas prioridades. E você define prioridades quando define o que é mais importante na sua vida.

Não há como desempenhar tudo o que você quer na vida. Pelo menos não tudo ao mesmo tempo. É muita coisa.

Nunca há tempo suficiente para fazer tudo, mas sempre há tempo suficiente para fazer o que é mais importante.

Brian Tracy

Há tempo para fazer o que é importante.

O que é importante na sua vida? Família, amigos, trabalho, estudo, saúde, finanças, lazer? Provavelmente você vai dizer que tudo isso é importante na sua vida.

Ok, mas o que é mais importante agora para você, na fase que vive hoje?

Será que fazer uma maratona de séries no final de semana é algo realmente importante e deve ser prioridade na sua vida no momento atual?

Cada escolha é uma renúncia, isso é fato. Portanto é preciso escolher sabiamente.

Clareza de prioridades é essencial para administrar o seu tempo.

Administrar o tempo com eficácia é sinônimo de realizar a maior parte das suas atividades diárias dentro da esfera da importância porque as atividades importantes são aquelas que geram os grandes resultados na sua vida.

Eu gosto de assistir séries e jogar videogame, mas no momento eu pouco faço isso porque essas não são minhas prioridades.

Eu vou treinar na academia todos os dias às 6:30 da manhã porque saúde, bem-estar, qualidade de vida e alta performance são prioridades na minha vida.

Eu leio por pelo menos uma hora todos os dias porque a melhoria contínua é uma prioridade na minha vida.

Então…

  • O que é prioridade na sua vida?
  • Quais são as prioridades que você não está priorizando?
  • O que você escolhe priorizar a partir de agora?

Você terá que fazer escolhas, é inevitável.

Escreva essas respostas em um local visível.

2. Planejar

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Quanto tempo livre você tem hoje? Quanto tempo você dedica por semana para planejar a sua vida?

O resultado da primeira resposta é diretamente proporcional ao resultado da segunda pergunta.

Você sabe fazer strudel de maçã?

Eu vou colocar você em uma cozinha com todos os ingredientes de um strudel de maçã cuidadosamente selecionados em cima da mesa e vou falar “Faça um strudel de maçã”.

O que você vai fazer?

Assim é a sua vida sem planejamento.

Um estudo de 2013 realizado pelo Sebrae mostrou que 24,4% das novas empresas fecham as portas com menos de 2 anos de existência, podendo chegar até 50% das empresas em até 4 anos.

Segundo o Sebrae, um dos maiores motivos de fracasso das empresas é a falta de planejamento.

Ao abrir a empresa, parte dos empreendedores não levanta informações importantes sobre o mercado como clientes, concorrentes e fornecedores, e mais da metade não realiza o planejamento estratégico antes do início das atividades do estabelecimento, o que pode ser prejudicial ao negócio. Planejar-se auxilia a precaver quaisquer imprevistos que surgirem pelo caminho.

A maior empresa da sua vida é a sua vida. A maior empresa da sua vida é você mesmo. E da mesma forma que uma companhia quebra por falta de planejamento você também pode falir, só que o tombo é bem maior porque se trata da sua vida.

Eu já falei, o preço a se pagar é alto. A falta de planejamento faz com que as circunstâncias e urgências imponham o seu “planejamento” na marra.

Se quiser derrubar uma árvore na metade do tempo, passe o dobro do tempo amolando o machado.

Provérbio chinês

Você pode pensar que planejar é chato e cansativo. Até pode ser, mas mais chato e cansativo é viver em função das urgências e circunstâncias. Não há como você administrar o seu tempo sem realizar um planejamento.

Planejar não vai limitar a sua criatividade, espontaneidade e muito menos tornar você um robô, mas sim transformá-lo no comandante da própria vida.

Quanto mais tempo você dedicar ao planejamento, menos atividades urgentes e circunstanciais precisará realizar e mais tempo livre você vai ganhar.

O planejamento gera organização e clareza mental. Você começa cada dia da sua vida sabendo exatamente o que fazer e como fazer.

A partir do momento que você define quais são as suas prioridades, baseado no que é importante na sua vida, você deve parar para planejar.

Como Planejar?

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Planejar significa definir um conjunto de atitudes a serem tomadas. O primeiro passo do planejamento foi dado no item anterior, quando você elencou as maiores prioridades da sua vida neste momento.

A partir das suas prioridades você deve criar metas inteligentes.

Baseado nas suas metas você deve escrever detalhadamente quais ações serão tomadas durante cada dia da semana, especificando horários ou períodos, avaliando a duração de cada atividade e sempre deixando um tempo de sobra entre uma tarefa e outra.

A maioria das pessoas, quando planeja – e se planeja –, acorda de manhã e pensa no que vai fazer no dia. Só que além de ser extremamente improdutivo, isso começa a gerar estresse e sugar as suas energias logo de manhã cedo.

É imprescindível que você anote as suas tarefas, seja no papel, em um aplicativo ou em um software. Não caia no erro de “deixar tudo na cabeça”.

Logicamente, existe flexibilidade dentro de um planejamento bem-feito.

Aliás, ser flexível é uma grande regra de um planejamento de sucesso. O contexto pode mudar a qualquer momento e nessas horas você deve estar pronto para se adaptar de acordo com a nova realidade.

Esteja ciente também de que erros, fracassos e adversidades vão surgir no caminho. Eles fazem parte do planejamento e de jeito nenhum são culpa dele.

O pior erro é não planejar.

O seu planejamento não é um conjunto de leis inflexíveis. Você não será punido, o planejamento pode ser modificado, você pode voltar atrás e tomar novas decisões. Assim como você e a vida, o planejamento é mutável.

3. Antecipar

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No réveillon de 2010 para 2011 eu, meu irmão e mais um amigo nos reunimos na minha casa para iniciarmos os preparativos da festa. Nós iríamos para a praia, que fica a pouco mais de 20 km da minha casa, encontrar um grupo de amigos.

Estava tudo certo, era só festa e alegria. Eram mais ou menos 18h e nós ficamos conversando e enrolando, conversando e enrolando, conversando e enrolando.

O tempo foi passando e em certo momento nós percebemos que já eram quase 22h e nem estávamos prontos ainda. Então tomamos banho, nos vestimos correndo e saímos de casa já quase às 23h, faltando uma hora para a virada de ano.

Os 20 km seriam percorridos rapidamente caso não houvesse trânsito. Infelizmente, caso não houvesse trânsito. Como era noite de réveillon pegamos um grande engarrafamento praticamente desde a saída de casa até a chegada na praia.

O resultado foi que eu passei a primeira virada de ano da minha vida vendo os fogos de dentro do carro, preso em um engarrafamento.

Nós não antecipamos o possível – e extremamente provável – grande trânsito que teria em uma noite de ano novo na praia… que juvenis!

O fato é que não antecipar gera estresse e gasto de tempo inútil.

Então depois que planejou, que colocou no papel o seu planejamento, você deve pensar a respeito dos possíveis problemas e dificuldades.

Você deve antecipar.

Pense no seu planejamento e antecipe:

  • Quais são as atividades importantes que podem se tornar urgentes?
  • Quais tarefas que você está adiando precisam ser executadas logo?
  • Quais imprevistos podem ocorrer durante a sua semana?
  • Quais dificuldades podem surgir durante cada atividade?
  • O que pode dar errado?

Digamos que na quarta-feira que vem você planejou levar a sua mãe para uma consulta médica importantíssima. Ela precisa ir na consulta o quanto antes porque o exame é essencial para realizar uma cirurgia de urgência.

Só que na manhã da consulta, o seu carro não liga. E agora? O que você vai fazer?

Essa é fácil, você chama um Uber e vai para a consulta.

Mas e se não tiver um Uber disponível? O que você vai fazer? Você chama um 99 Pop? Pede carona? Vai de ônibus? De táxi? De bicicleta? A pé? E a sua mãezinha?

Eu dramatizei no exemplo, mas foi para você entender.

Faça o exercício de antecipar problemas e imprevistos que podem surgir porque assim você evita estresse e urgência.

4. Priorizar

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Quando planeja semanalmente, você seleciona várias atividades e compromissos que deverão ser realizados nos respectivos dias da semana.

Só que mesmo assim existe a ordem de importância dentro da importância.

No início você escolheu as suas prioridades. Na hora da priorização você escolhe as prioridades dentro da prioridade. Você prioriza as prioridades. Você ordena a execução das suas tarefas e compromissos por importância.

Eu gosto de colocar cada atividade e compromisso em hierarquia. Ou seja, a tarefa mais importante, que será realizada primeiramente, no topo da lista com o número 1 ao lado.

E assim sucessivamente.

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O conceito de flexibilidade também precisa estar presente na hora da priorização porque no dia a dia a prática pode ser diferente da teoria.

De repente uma situação inesperada (urgente ou circunstancial) fora do seu controle ocorre e você precisa mudar de ambiente ou contexto.

Então o que você vai fazer?

Sentar e chorar porque a atividade com o número 1 ao lado não pode ser realizada? Claro que não! Você vai se adaptar e realizar o que pode ser feito naquele momento, naquela situação, naquele contexto.

5. Revisar

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A revisão é importantíssima para você gerenciar o seu tempo.

Existem 2 tipos de revisão que eu recomendo que você realize:

  1. Revisão diária.
  2. Revisão semanal.

A revisão diária é simples. Basta ler pela manhã, antes de iniciar o seu dia, o seu planejamento específico para aquele dia.

Quando checa as suas atividades e compromissos no início do dia você se torna capaz de priorizar tudo o que deve ser realizado e perceber se realmente existe tempo suficiente no dia para cumprir o que você planejou.

Já na revisão semanal você deve verificar o que foi feito durante a semana, como você agiu perante o planejamento, quais foram os erros, acertos e o que faltou você fazer.

É preciso também analisar porque você não conseguiu fazer aquilo que planejou e criar estratégias para conseguir na próxima vez.

Além disso, é hora de fazer um novo planejamento, para a semana seguinte, exatamente da mesma maneira que você fez o primeiro planejamento.

Uma ótima dica é você escolher um dia e horário fixos da semana para realizar a sua revisão. Assim você cria o hábito do planejamento.

Eu gosto de revisar e planejar no domingo de manhã, mas você pode escolher sábado ou sexta, por exemplo.

Não importa o dia, o mais importante de tudo é fazer, é arregaçar as mangas e colocar a mão na massa.

Ao ser consistente, com o tempo você vai conseguir criar o seu próprio método de administração do tempo, um método que faça mais sentido e gere mais resultados para a sua vida.

Conclusão

Você nunca vai descobrir como administrar o tempo da forma mais eficaz possível, caso não pratique as 5 etapas descritas:

  • Escolher
  • Planejar
  • Antecipar
  • Priorizar
  • Revisar

Mas acredite, é mais fácil do que você imagina.

O bom disso tudo é que quanto mais pratica e vive, mais você se torna mestre na arte da administração de tempo.

Só que se você não assumir agora a responsabilidade por ser dono do seu tempo e consequentemente da sua vida, outras pessoas, circunstâncias e urgências assumirão essa responsabilidade por você.

E aí os resultados da sua vida não serão escolhidos por você.

Lembre-se que o primeiro passo de todos é escolher corretamente. Você aprende administrar o tempo quando aprende a administrar escolhas. Guarde esta frase.

Quando gerencia as suas escolhas de acordo com as prioridades mais importantes da sua vida, você começa a viver uma vida de realizações.

Escolha agora porque o mundo é do tamanho dos seus sonhos e das suas escolhas.

E aí, você também conhece algum grande segredo para administrar o tempo? Qual é o seu? Me diga nos comentários!

Por último, se você quer subir para o próximo nível na vida, conheça aqui o meu treinamento online chamado Sem Limites.

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Sobre o autor

Rafael da Luz

Não existem limites, existe conhecimento. Você se torna capaz de alcançar qualquer sonho na vida quando aprende a se desenvolver como ser humano. O desenvolvimento pessoal é o caminho para que você realize tudo o que mais deseja na vida. Por isso, engrandeça.

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