Você já incumbiu outra pessoa de uma tarefa, mas não gostou nada do resultado apresentado?
Ou quem sabe você não tem a mínima ideia de como delegar atividades para os outros?
A habilidade de delegar tarefas é indispensável em nossas vidas.
Sabe por quê?
Porque se você não descobrir como delegar tarefas de forma eficaz, pode ficar preso para sempre fazendo coisas que não pode e não deveria fazer.
Se você não aprender a delegar, pode ficar sobrecarregado, sentir muita ansiedade e estresse, por isso você precisa entender como delegar tarefas.
Todos nós, como seres humanos, precisamos de outras pessoas para conseguirmos viver, isso é um fato.
Portanto, além de aprender a conviver com os outros, é preciso aprender a delegar tarefas e responsabilidades.
E isso não se limita apenas ao trabalho, mas está relacionado com a sua vida pessoal também.
Você pode – e deve – aprender a delegar para a sua família e até para os seus amigos.
Não importa, em todos os âmbitos, quem sabe delegar se torna muito mais eficaz.
Então continue me acompanhando para entender, de fato, como delegar tarefas da forma mais eficiente possível.
Neste guia completo sobre delegação, você vai aprender:
- O que significa delegar
- Por que delegar
- O que delegar
- Erros ao delegar
- Como delegar passo a passo
Como Delegar Tarefas de Forma Eficaz
O Que Significa Delegar?
No âmbito da gestão e liderança, a delegação é um conceito de extrema relevância.
Segundo o dicionário da língua portuguesa, delegar pode ser definido de diversas maneiras:
- Dar delegação a:eEssa expressão engloba o ato de conceder a alguém a autoridade necessária para agir em nome do delegador. É a transferência de poder, função, competência e responsabilidade a outra pessoa.
- Transferir poder, função, competência, etc. a outrem: a delegação implica na transferência efetiva de atribuições e responsabilidades para um terceiro, que, a partir desse momento, passa a representar e agir em nome daquele que realizou a delegação.
- Incumbir, cometer, confiar: delegar também envolve a atribuição de uma tarefa, missão ou projeto a alguém, confiando-lhe a responsabilidade de realizá-la com sucesso.
Delegar é mais do que simplesmente transferir tarefas, é uma habilidade fundamental na gestão e liderança que envolve compartilhar conhecimentos, nutrir a confiança e permitir a criação de algo melhor a partir das atribuições originais.
É um ato que fortalece a equipe, promove o crescimento profissional e contribui para o sucesso coletivo.
Por Que Delegar?
A habilidade de delegar não é apenas uma opção para líderes, é uma necessidade incontestável.
Todos os líderes, incluindo você, têm a responsabilidade de dominar essa arte, pois, como líder, você é o capitão de um navio que depende de uma tripulação dedicada e competente para alcançar os objetivos.
Aqui, vamos explorar por que a delegação é tão fundamental:
- Eficiência e liberdade: ao delegar, você ganha um recurso inestimável: tempo. Essa economia de tempo permite que você se concentre nas tarefas verdadeiramente cruciais e estratégicas que exigem sua atenção pessoal. Você pode direcionar suas energias para planejamento, tomada de decisões de alto nível e liderança estratégica.
- Desenvolvimento de pessoas: delegar não é apenas sobre aliviar sua própria carga de trabalho, é também uma oportunidade para cultivar talentos e habilidades em sua equipe. Quando você delega tarefas desafiadoras, você está investindo no crescimento profissional de seus colaboradores. Isso os prepara para assumir responsabilidades maiores no futuro, fortalecendo a equipe como um todo.
- Empoderamento e comprometimento: delegar é um ato de confiança. Quando as pessoas percebem que têm a sua confiança e respeito, elas tendem a se tornar mais comprometidas e motivadas. O empoderamento que resulta da delegação pode inspirar um senso de propriedade e responsabilidade, levando a um trabalho mais diligente e focado.
- Lição da história: uma análise da história revela que os grandes feitos e projetos que moldaram o mundo foram realizados por equipes, não por indivíduos solitários. Grandes líderes sempre estiveram cercados de seguidores dedicados, colaboradores leais e aliados confiáveis que construíram conjuntamente legados duradouros.
- Necessidade universal: Em qualquer empreendimento, desde os negócios até a política e a ciência, a delegação é um requisito essencial. Cada projeto exige a combinação de habilidades e esforços de várias pessoas. Portanto, dominar a arte da delegação é uma vantagem inegável em qualquer campo.
A prática da delegação não é apenas uma ferramenta gerencial, é um pilar fundamental para o sucesso individual e coletivo.
Aprender a confiar, capacitar e orientar os outros em direção a metas compartilhadas é a essência da liderança eficaz.
Ao compreender o valor estratégico da delegação, você estará preparado para navegar com êxito rumo a realizações significativas, fortalecendo sua equipe e construindo um legado duradouro.
O Que Delegar?
Outra barreira muito comum quando pensamos em delegar é a falta de certeza de quais tarefas devem ser delegadas ou não.
Por isso, você precisa aprender a saber, claramente, o que delegar.
Existem alguns tipos de tarefas específicas que devem ser delegadas:
- Tarefas pequenas: atividades que levam pouco tempo para serem realizadas, mas aumentam com o tempo.
- Tarefas monótonas e repetitivas: tarefas que exigem pouca habilidade e não exigem muito esforço cognitivo, como copiar e colar informações.
- Tarefas demoradas: grandes tarefas devem ser divididas em partes menores que serão delegadas para outras pessoas.
- Tarefas ensináveis: todas as tarefas que podem ser ensinadas, que não necessitam de conhecimentos que só você possui, podem ser delegadas.
- Tarefas difíceis para você: as atividades que, para você especificamente, são complicadas, devem ser delegadas para pessoas mais aptas e eficazes.
- Tarefas que você não tem tempo para fazer: todas as atividades que levarão muito tempo, quando você está sem tempo para fazê-las, podem ser delegadas.
Erros ao Delegar
Muitas pessoas, de fato, não sabem delegar com efetividade.
E existem muitos mitos e concepções erradas a respeito da delegação que podem fazer com que um líder não seja eficaz na tarefa de delegar.
Os maiores erros são os seguintes:
- Apenas passar tarefas: o líder pensa que delegar é apenas passar o trabalho adiante. Delegar é muito mais do que isso e exige um método.
- Achar que ninguém fará tão bem: esse é um dos piores problemas para delegar (eu sofro com ele). O líder pode ter a tendência de achar que só ele consegue fazer direito aquilo que precisa delegar, e isso não é verdade.
- Medo de ser ultrapassado: o líder fraco, sem estrutura, hesita em delegar porque se sente ameaçado com a possibilidade de alguém se tornar melhor do que ele. Quando as pessoas ao seu redor do líder têm sucesso, ele tem sucesso.
- Perder tempo: o líder acredita que vai levar mais tempo ensinando alguém a realizar o trabalho do que fazendo sozinho. Porém, este é um erro porque, ainda que no início isso seja verdade, com o tempo, o líder ganhará muito tempo porque não precisará mais se envolver com a tarefa.
- Falta de clareza: não permitir que a pessoa incumbida da realização da tarefa saiba, claramente, o que se espera dela.
- Escolher a pessoa errada: incumbir uma pessoa que não está apta e, no momento, não é capaz de realizar o que precisa ser feito.
- Esperar a perfeição: a obsessão pela perfeição pode levar o líder a se intrometer constantemente para microgerenciar a realização da tarefa delega, o que atrapalha tanto o responsável pela tarefa como o próprio líder.
- Não saber o que delegar: o líder não sabe, claramente, o que delegar para o outro. De fato, nem todas as tarefas devem ser delegas, então você precisa entender o que deve ser delegado (ver tópico anterior).
- Delegar tudo ao mesmo tempo: delegar muito de uma vez só é um grande erro porque isso sobrecarregará a pessoa que realizará a tarefa, fazendo com que se sinta perdida, sem saber por onde começar e o que priorizar.
- Não aceitar falhas: todos estão sujeitos a erros, isso é inevitável. Portanto, trabalhar com a possibilidade de zeros erros é impossível, então esteja preparado para, principalmente no começo, aceitar falhas.
Como Delegar Passo a Passo
Delegar pode parecer fácil, mas passar o bastão para outras pessoas de maneira eficaz exige muita confiança, coordenação e comunicação.
Mas, se você aprender a delegar, todos sairão ganhando.
Não menos importante é necessário que seja compreendido que delegar não exonera a liderança de sua responsabilidade, ou de qualquer pessoa que esteja liderando.
Delegar também não é transferir para o outro aquilo que não deseja fazer, o que não lhe é prazeroso ou que já esteja com o tempo fora do prazo.
É válido que se estabeleça critérios sobre o que se deseja delegar, além de nortear as tarefas, que servirão para uma avaliação mais justa.
A pessoa que está recebendo a oportunidade de executar a tarefa que lhe foi concedida consegue se autoavaliar através dos instrumentos, reconhecendo suas facilidades e dificuldades durante a execução da tarefa.
Para que você delegue de forma eficaz, siga alguns passos.
1. Escolha a(s) Pessoa(s) Certa(s)
Um aspecto fundamental da delegação eficaz é a seleção criteriosa das pessoas que irão assumir as tarefas delegadas.
Como líder, é seu dever compreender profundamente as qualidades, pontos fortes, fraquezas e habilidades de sua equipe.
É necessário possuir uma habilidade especial para identificar a pessoa mais adequada para uma determinada atividade.
Considere sempre as características individuais dos candidatos ao delegar responsabilidades.
Realizar uma avaliação prévia é uma etapa crucial.
Certifique-se de que as competências técnicas e habilidades dos indivíduos escolhidos sejam compatíveis com as exigências da tarefa a ser delegada.
Por exemplo, se você precisa delegar uma atividade que requer colaboração intensa, é sensato escolher alguém que demonstrou habilidades notáveis de trabalho em equipe ao longo do tempo.
Evite atribuir a tarefa a alguém que prefere trabalhar de forma independente, pois isso pode comprometer a qualidade e eficiência da execução.
Lembrando que a escolha das pessoas certas para a delegação não apenas garante que as tarefas sejam concluídas com sucesso, mas também demonstra confiança em seus colaboradores, fortalecendo ainda mais os laços de equipe e criando um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.
Portanto, ao delegar, lembre-se de que escolher a pessoa certa para a atividade certa é um passo crucial para o êxito do projeto e para o desenvolvimento contínuo da equipe.
2. Envolva os Indivíduos no Processo
Um aspecto crucial da delegação eficaz é o envolvimento ativo das pessoas que estão sendo designadas para executar as tarefas.
É imprescindível estabelecer uma comunicação aberta e transparente ao discutir o que está sendo delegado e como isso está acontecendo.
É fundamental iniciar um diálogo com todos os envolvidos para entender suas preferências, habilidades e níveis de conforto em relação às responsabilidades que serão atribuídas.
Ao fazer isso, você pode adaptar a delegação de acordo com as características individuais de cada membro da equipe, garantindo que cada um assuma tarefas que sejam adequadas às suas competências e interesses.
Além disso, permitir que as próprias pessoas participem da escolha das tarefas que desejam realizar é uma abordagem excelente para construir confiança e manter altos níveis de motivação.
Quando os membros da equipe têm voz nas decisões, eles se sentem valorizados e investidos no processo, o que resulta em um comprometimento mais forte e uma atenção mais concentrada nas atividades designadas.
É importante ressaltar que envolver os indivíduos no processo de decisão não apenas cria um ambiente mais participativo, mas também aumenta a responsabilidade pessoal e a eficiência na execução das tarefas.
Quando as pessoas têm a oportunidade de contribuir ativamente, elas se tornam mais focadas, comprometidas e eficazes em suas funções, impulsionando o sucesso da equipe como um todo.
Portanto, a participação ativa dos membros da equipe no processo de delegação é um fator-chave para alcançar resultados excepcionais.
3. Explique o Porquê
Um aspecto fundamental da delegação eficaz é fornecer um contexto claro e significativo para aqueles que estão recebendo a tarefa.
É importante que eles entendam por que você está delegando a eles uma responsabilidade específica.
Portanto, ao delegar, é essencial comunicar de maneira transparente o motivo pelo qual eles foram escolhidos e como isso se relaciona com o crescimento deles.
Quando você delega, é fundamental explicar, em detalhes, o raciocínio por trás da escolha de cada pessoa envolvida e como a tarefa contribuirá para o desenvolvimento individual deles.
Isso envolve fazer com que todos percebam a responsabilidade delegada como uma valiosa oportunidade para assumir um papel mais significativo e desenvolver novas habilidades.
Além disso, é essencial garantir que todas as partes envolvidas compreendam a importância da atividade delegada e como um desempenho excepcional terá um impacto positivo em toda a equipe e nos objetivos organizacionais.
Transmitir a relevância da tarefa e o valor que ela agrega ao projeto global é fundamental para inspirar motivação e comprometimento.
A explicação do “porquê” por trás da delegação não apenas aumenta a compreensão, mas também fortalece o senso de propósito e a responsabilidade pessoal dos envolvidos.
Quando as pessoas compreendem a importância de suas tarefas e como elas contribuem para um objetivo maior, estão mais inclinadas a se esforçarem para alcançar resultados excepcionais.
Portanto, a comunicação eficaz do motivo por trás da delegação é um elemento-chave para alcançar sucesso e alinhamento em sua equipe.
4. Forneça Instruções Precisas
Ao delegar tarefas, é de suma importância estabelecer diretrizes claras que definam com precisão os objetivos da atividade e os padrões de desempenho esperados.
É crucial ir além de simplesmente descrever a tarefa, fornecendo uma visão abrangente do que a pessoa realizará a longo prazo.
Em vez de ditar métodos específicos, é preferível delegar resultados.
Isso implica em apresentar marcos a serem alcançados e, em seguida, permitir que as pessoas decidam a melhor abordagem para enfrentar os desafios da forma que lhes pareça mais apropriada.
Desde que os resultados finais atendam às expectativas, é importante dar liberdade para que elas ajam de acordo com seu próprio estilo e criatividade.
Contudo, é crucial assegurar que a pessoa compreenda integralmente as instruções fornecidas.
Compreender que a comunicação é um processo complexo, no qual as informações podem ser interpretadas de maneira diferente, é fundamental.
Portanto, seja direto, claro e objetivo ao comunicar as expectativas, garantindo que a mensagem seja compreendida corretamente.
Para evitar mal-entendidos, é aconselhável verificar se a pessoa captou plenamente o resultado desejado.
Isso pode ser alcançado através de um diálogo bidirecional, no qual ambas as partes discutem e confirmam o entendimento mútuo.
Esse enfoque garante que a pessoa responsável tenha uma compreensão precisa do que precisa ser alcançado e, ao mesmo tempo, promove uma comunicação eficaz e alinhada.
Portanto, fornecer instruções claras e garantir um entendimento completo é fundamental para o sucesso da delegação.
5. Explique e Forneça os Recursos
Quando se trata de delegação, é fundamental que todas as pessoas envolvidas em uma atividade compreendam completamente quais recursos estão à disposição para a realização da tarefa.
Isso inclui não apenas recursos materiais, mas também recursos humanos.
É importante comunicar se a pessoa responsável pela tarefa tem a capacidade de atribuir atividades a outras pessoas.
Além disso, é essencial esclarecer quais espaços de trabalho e equipamentos podem ser utilizados.
Você deve informar se há um orçamento disponível para concluir o projeto e se existe a possibilidade de contratar assistentes ou ajuda temporária.
Além disso, é vital garantir que todas as pessoas envolvidas tenham acesso às ferramentas e habilidades necessárias para concluir a atividade com sucesso.
Se houver a necessidade de utilizar ferramentas ou habilidades específicas, certifique-se de que a pessoa envolvida possua essas competências ou providencie um meio para que ela adquira essas habilidades.
Por exemplo, se você está solicitando que alguém utilize uma ferramenta específica que nunca foi usada por essa pessoa, é importante criar um plano para que ela possa se familiarizar com a ferramenta antes de iniciar a tarefa.
Isso pode envolver treinamento, tutoriais ou apoio de colegas que já estão familiarizados com a ferramenta.
A clareza na comunicação sobre recursos e a garantia de que as pessoas tenham acesso aos recursos adequados são elementos essenciais para o sucesso da delegação.
Quando as pessoas têm os recursos certos à disposição, são mais capazes de realizar as tarefas de forma eficiente e eficaz, contribuindo para o alcance dos objetivos definidos.
6. Alinhe Responsabilidade e Autoridade
Certamente, você já se encontrou em uma situação em que uma tarefa foi delegada a você, mas você não se sentiu totalmente capacitado para tomar decisões cruciais.
Um princípio essencial da delegação é que a responsabilidade deve estar alinhada com a autoridade.
É importante entender que o poder sem a devida prestação de contas pode levar ao abuso de poder, enquanto a prestação de contas sem poder suficiente é injusta.
Portanto, é crucial criar um ambiente no qual as pessoas envolvidas na execução das tarefas delegadas sintam-se plenamente capacitadas a tomar decisões, fazer perguntas pertinentes e tomar as medidas necessárias para concluir o trabalho de forma eficaz.
Isso implica em garantir que aqueles que assumem as responsabilidades também tenham a autoridade necessária para agir em conformidade com os objetivos definidos.
Isso não apenas fortalece a capacidade de resposta da equipe, mas também promove um senso de responsabilidade pessoal e comprometimento com o sucesso do projeto.
Ao alinhar responsabilidade e autoridade de forma equitativa, você cria um ambiente de trabalho onde as pessoas se sentem capacitadas a contribuir de maneira significativa e eficaz.
Isso não apenas melhora a eficiência e eficácia das operações, mas também fortalece a confiança e o comprometimento da equipe, fundamentais para alcançar resultados excepcionais.
Portanto, o alinhamento adequado entre responsabilidade e autoridade é um pilar da delegação eficaz.
7. Avalie o Progresso e Forneça Feedback
É fundamental não cair na armadilha de culpar a pessoa a quem você delegou uma tarefa quando as coisas não correm como planejado.
Portanto, ao longo do processo de delegação, é aconselhável realizar verificações periódicas para acompanhar o progresso das atividades.
Quem delega deve estar ciente de que, em determinados momentos, pode ser necessário intervir no processo para reorganizá-lo ou até mesmo fazer modificações se for necessário.
Isso requer uma abordagem proativa e flexível para garantir que as metas sejam alcançadas de maneira eficaz.
A avaliação dos resultados e o fornecimento de feedback são etapas críticas.
Esteja aberto a abordagens não convencionais e esteja disposto a fornecer feedback construtivo para ajudar as pessoas a melhorarem seu desempenho nas atividades delegadas.
O feedback deve ser orientado para melhorias, destacando tanto as realizações quanto as áreas que precisam ser ajustadas.
Se surgirem problemas durante o processo, incentive as pessoas envolvidas na execução da tarefa a buscar soluções por conta própria.
Estimule-as a apresentar sugestões para resolver desafios.
Essa abordagem incentiva as pessoas a se tornarem solucionadoras de problemas engenhosas e criativas.
Ao manter um diálogo aberto e construtivo ao longo do processo de delegação, você fortalece o entendimento mútuo, promove a responsabilidade pessoal e ajuda a equipe a crescer.
Além disso, essa abordagem facilita a adaptação a mudanças e imprevistos, contribuindo para o sucesso global do projeto.
Portanto, a avaliação contínua e o feedback construtivo são componentes essenciais da delegação eficaz.
8. Estabeleça um Prazo Final
Em todas as delegações, é crucial estabelecer um prazo final claro para a conclusão da atividade designada.
Estipular uma data limite é fundamental para evitar a procrastinação e assegurar que as pessoas envolvidas na execução da tarefa entreguem resultados dentro do prazo estipulado.
A definição de um prazo final cria um senso de urgência e responsabilidade, motivando as pessoas a se concentrarem e trabalharem de maneira eficiente para cumprir os prazos estabelecidos.
O cérebro humano tende a funcionar de forma mais eficaz quando há um prazo definido, pois isso estimula a organização e o foco necessários para concluir o trabalho no tempo estipulado.
Portanto, ao delegar, não deixe de especificar claramente a data de vencimento da tarefa.
Isso não apenas ajuda a garantir que as atividades sejam realizadas de forma oportuna, mas também contribui para uma gestão eficaz do tempo e uma maior eficiência na consecução de objetivos.
Estabelecer prazos finais é uma prática indispensável para alcançar resultados consistentes e cumprir metas de maneira eficiente.
9. Elogie e Agradeça
Ao finalizar com sucesso uma tarefa que você delegou a alguém, é crucial expressar reconhecimento, gratidão e apreço genuínos.
Elogie de maneira específica, destacando exatamente o que foi realizado de forma notável.
Quando você oferece elogios específicos, está fornecendo às pessoas um guia claro para repetir seu sucesso no futuro.
Isso ajuda a criar um padrão de excelência e motivação contínua.
Embora a gratidão e os elogios possam parecer simples, muitas vezes são negligenciados.
Portanto, faça um esforço genuíno para elogiar sinceramente, pois isso não apenas proporcionará uma verdadeira sensação de realização para quem recebe os elogios, mas também cultivará lealdade e engajamento por parte da equipe.
Um princípio importante a lembrar é a regra de elogiar publicamente e corrigir em particular.
Isso significa que, ao elogiar alguém, é apropriado fazê-lo de forma visível, reconhecendo os esforços e realizações publicamente.
No entanto, se houver necessidade de abordar erros ou áreas de melhoria, é aconselhável fazê-lo de maneira discreta e privada, para não constranger a pessoa em questão.
Em resumo, expressar gratidão e elogios significativos é uma prática poderosa que fortalece as relações, motiva a equipe e contribui para um ambiente de trabalho positivo e produtivo.
Portanto, não subestime o impacto positivo que palavras de apreço podem ter no desempenho e na satisfação de sua equipe.
Conclusão
Após a exploração detalhada deste método, é evidente que você agora compreende como delegar tarefas de forma eficaz.
A partir deste ponto, você está equipado para delegar responsabilidades e atividades com confiança.
Lembre-se de que a delegação não se limita ao ambiente profissional, ela pode ser aplicada em sua vida pessoal, com sua família e em diversas esferas.
Ao dominar a arte da delegação eficaz, você aumentará a confiança e o comprometimento das pessoas a quem você atribui tarefas, melhorando a produtividade e os resultados de todo o grupo.
Independentemente do tamanho de uma empresa, família ou equipe, o princípio fundamental por trás da delegação é confiar nos outros e não temer que possam superá-lo.
Aqueles que não aprendem a delegar correm o risco de sobrecarga e de obter resultados inferiores, pois a força de um grupo sempre supera a de qualquer indivíduo.
Portanto, desenvolva sua capacidade de delegar com eficácia, cultivando a confiança, fornecendo orientações claras e acreditando no potencial de seus liderados.
Ao fazer isso, você estará no caminho para o sucesso e para a construção de relacionamentos sólidos e produtivos em todas as áreas da sua vida.
