Como Delegar Tarefas de Forma Eficaz: Um Método de 9 Passos

Você já incumbiu outra pessoa de uma tarefa, mas não gostou nada do resultado apresentado?

Ou quem sabe, você não tem a mínima ideia de como delegar atividades para os outros?

A habilidade de delegar tarefas é indispensável em nossas vidas.

Sabe por quê?

Porque se você não descobrir como delegar tarefas de forma eficaz, pode ficar preso para sempre fazendo coisas que você não pode e não deveria fazer.

Se você não aprender a delegar, pode ficar sobrecarregado, sentir muita ansiedade e estresse, por isso você precisa entender como delegar tarefas.

Todos nós, como seres humanos, precisamos de outras pessoas para que consigamos viver, isso é um fato.

Portanto, além de aprender a conviver com os outros, é preciso aprender a delegar tarefas e responsabilidades.

E isso não se limita apenas ao trabalho, mas está relacionado com a sua vida pessoal também.

Você pode – e deve – aprender a delegar para a sua família e até para os seus amigos.

Não importa, em todos os âmbitos, quem sabe delegar se torna muito mais eficaz.

Então continue me acompanhando para entender, de fato, como delegar tarefas da forma mais eficiente possível.

Neste guia completo sobre delegação, você vai aprender:

  • O que significa delegar
  • Por que delegar
  • O que delegar
  • Erros ao delegar
  • Como delegar passo a passo

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O Que Significa Delegar?

Conforme consta no dicionário da língua portuguesa, delegar significa:

  1. Dar delegação a.
  2. Transferir poder, função, competência, etc. a outrem, que passa a poder representar e agir em nome de quem transferiu esse poder, função, competência, etc.
  3. Incumbir, cometer, confiar.

Delegar é a arte que compartilha conhecimentos, que exalta a confiança e é permissiva ao ponto de construir algo melhor a partir do que foi solicitado.

Por Que Delegar?

Todo líder deve aprender a delegar.

E você é um líder.

Sendo assim, como líder, é importantíssimo delegar porque você não pode – e não deve – fazer tudo sozinho.

Quando delega, você ganha tempo e liberdade.

Quando delega você consegue fazer mais em menos tempo, além de poder investir nas atividades que realmente são importantes e devem ser feitas por você mesmo.

Além de aliviar a sua carga de atividades, delegar faz com que as pessoas ao seu lado desenvolvam novas habilidades e adquiram novos conhecimentos, o que as prepara para assumirem mais responsabilidades futuramente.

Portanto, é fundamental aprender a empoderar os outros para realizarem tarefas importantes.

As pessoas que percebem que têm sua confiança e respeito tendem a ter um nível mais alto de comprometimento e organização

Além disso, se você observar a história, vai perceber que ninguém se tornou importante ou famoso trabalhando ou construindo sozinho.

Para cada projeto existe a necessidade de delegação.

E com certeza, as pessoas que fizeram ou fazem a diferença neste mundo estão rodeadas de fieis, subordinados e até cumplices, os quais construíram com seus delegadores sua imagem pessoal, status e fortunas.

O Que Delegar?

Outra barreira muito comum quando pensamos em delegar é a falta de certeza de quais tarefas devem ser delegadas ou não.

Por isso, você precisa aprender a saber, claramente, o que delegar.

Existem alguns tipos de tarefas específicas que devem ser delegadas:

  • Tarefas pequenas: atividades que levam pouco tempo para serem realizadas, mas aumentam com o tempo.
  • Tarefas monótonas e repetitivas: tarefas que exigem pouca habilidade e não exigem muito esforço cognitivo, como copiar e colar informações.
  • Tarefas demoradas: grandes tarefas devem ser divididas em partes menores que serão delegadas para outras pessoas.
  • Tarefas ensináveis: todas as tarefas que podem ser ensinadas, que não necessitam de conhecimentos que só você possui, podem ser delegadas.
  • Tarefas difíceis para você: as atividades que, para você especificamente, são complicadas, devem ser delegadas para pessoas mais aptas e eficazes.
  • Tarefas que você não tem tempo para fazer: todas as atividades que levarão muito tempo, quando você está sem tempo para fazê-las, podem ser delegadas.

Erros ao Delegar

Muitas pessoas, de fato, não sabem delegar com efetividade.

E existem muitos mitos e concepções erradas a respeito da delegação que podem fazer com que um líder não seja eficaz na tarefa de delegar.

Os maiores erros são os seguintes:

  1. Apenas passar tarefas: o líder pensa que delegar é apenas passar o trabalho adiante. Delegar é muito mais do que isso e exige um método.
  2. Achar que ninguém fará tão bem: esse é um dos piores problemas para delegar (e eu sofro com ele). O líder pode ter a tendência de achar que só ele consegue fazer direito aquilo que precisa delegar, e isso não é verdade.
  3. Medo de ser ultrapassado: o líder fraco, sem estrutura, hesita em delegar porque se sente ameaçado com a possibilidade de alguém se tornar melhor do que ele. Quando as pessoas ao seu redor do líder têm sucesso, ele tem sucesso.
  4. Perder tempo: o líder acredita que vai levar mais tempo ensinando alguém a realizar o trabalho do que fazendo sozinho. Porém, este é um erro porque, ainda que no início isso seja verdade, com o tempo, o líder ganhará muito tempo porque não precisará mais se envolver com a tarefa.
  5. Falta de clareza: não permitir que a pessoa incumbida da realização da tarefa saiba, claramente, o que se espera dela.
  6. Escolher a pessoa errada: incumbir uma pessoa que não está apta e, no momento, não é capaz de realizar o que precisa ser feito.
  7. Esperar a perfeição: a obsessão pela perfeição pode levar o líder a se intrometer constantemente para microgerenciar a realização da tarefa delega, o que atrapalha tanto o responsável pela tarefa como o próprio líder.
  8. Não saber o que delegar: o líder não sabe, claramente, o que delegar para o outro. De fato, nem todas as tarefas devem ser delegas, então você precisa entender o que deve ser delegado (ver tópico anterior).
  9. Delegar tudo ao mesmo tempo: delegar muito de uma vez só é um grande erro porque isso sobrecarregará a pessoa que realizará a tarefa, fazendo com que se sinta perdida, sem saber por onde começar e o que priorizar.
  10. Não aceitar falhas: todos estão sujeitos a erros, isso é inevitável. Portanto, trabalhar com a possibilidade de zeros erros é impossível, então esteja preparado para, principalmente no começo, aceitar falhas.

Como Delegar Tarefas de Forma Eficaz

Delegar pode parecer fácil, mas passar o bastão para outras pessoas de maneira eficaz exige muita confiança, coordenação e comunicação.

Mas, se você aprender a delegar, todos sairão ganhando.

Não menos importante é necessário que seja compreendido que delegar não exonera a liderança de sua responsabilidade, ou de qualquer pessoa que está liderando.

Delegar também não é transferir para o outro aquilo que não deseja fazer, o que não lhe é prazeroso, ou que já esteja com o tempo fora do prazo.

É válido que se estabeleça critérios sobre o que se deseja delegar, além de nortear as tarefas, que servirão para uma avaliação mais justa.

A pessoa que está recebendo a oportunidade de executar a tarefa que lhe foi confiada, também, através dos instrumentos consegue se autoavaliar, reconhecendo suas facilidades e dificuldades durante a execução da tarefa.

Para que você delegue de forma eficaz, siga alguns passos:

1º Passo: Escolha a(s) Pessoa(s) Certa(s)

Como um bom líder, você precisa entender as qualidades, pontos fortes, deficiências e pontos fracos dos seus liderados.

Você precisa ter o feeling para escolher a pessoa certa para a atividade certa, portanto sempre considere as características dos candidatos para delegar o que você pretende delegar.

É importante fazer uma avaliação prévia, verificando se as condições técnicas para quem deseja delegar serão suficientes para cumprir com o estabelecido.

Se você precisa, por exemplo, delegar uma atividade que exige uma grande dose de colaboração, não delegue para quem prefere trabalhar sozinho, mas para quem trabalha bem em equipe.

2º Passo: Envolva as Pessoas no Processo

Discutir com a pessoa ou as pessoas envolvidas no processo o que você está delegando e como está delegando é imprescindível.

Você deve perguntar para todos os envolvidos quais tipos de atividades eles se sentiriam confortáveis em assumir a responsabilidade.

Além disso, permitir que as próprias pessoas escolham as tarefas que realizarão é uma ótima maneira de gerar confiança e manter as pessoas motivadas.

Quando participam dos processos de decisão, as pessoas tornam-se muito mais focadas e comprometidas.

3º Passo: Explique o Porquê

É preciso oferecer um contexto, mostrando o exato motivo pelo qual você está delegando para a pessoa que está recebendo uma tarefa sua.

Portanto, quando delegar, diga para todos os envolvidos o porquê, especificamente, você os escolheu e como você espera que isso ajude com que eles cresçam.

Faça com que as pessoas envolvidas percebam a tarefa delegada como uma grande oportunidade para que elas assumam mais responsabilidades e desenvolvam novas habilidades.

É fundamental que todas as pessoas envolvidas compreendam a importância a da atividade que receberam e como um ótimo desempenho afetará a todos positivamente.

4º Passo: Forneça as Instruções Certas

Quando delega, é fundamental que você defina claramente quais são os objetivos da atividade a ser realizada, assim como os padrões do trabalho.

Demonstre com clareza o que precisa ser feito indo além da descrição básica da tarefa, transmitindo uma visão ampla do que a pessoa realizará em longo prazo.

Ao invés de delegar métodos, delegue resultados.

Mostre os marcos a serem alcançados e permita que as pessoas enfrentem os desafios da maneira que elas bem entenderem.

Contanto que as pessoas entreguem os resultados esperados, deixe que elas sejam livres para agir.

Com uma visão clara e liberdade de ação as pessoas incumbidas das atividades se tornam mais criativas e engenhosas, conseguindo perceber maneiras de concluir as tarefas da forma mais eficaz possível.

Porém, certifique-se de que a pessoa realmente entendeu o que você quis transmitir porque, muitas vezes, aquilo que você transmite não é exatamente o que a outra pessoa entende.

As pessoas interpretam de maneira diferente cada informação recebida, desenvolvendo a comunicação por canais distintos.

Então seja direto com a outra pessoa, de maneira clara e objetiva, tendo a certeza de que ela realmente entendeu o resultado que deve ser alcançado.

5º Passo: Explique e Forneça os Recursos

Todas as pessoas envolvidas na atividade precisam saber quais são os recursos, materiais e humanos, disponíveis para a realização da tarefa.

Quem realizará a tarefa pode atribuir atividades para outras pessoas? Qual espaço de trabalho e equipamentos podem ser utilizados?

Existe um orçamento para a conclusão do projeto? Existe a possibilidade de contratação de assistentes ou ajuda temporária?

Além disso, se certifique de que todos tenham as ferramentas e habilidades necessárias para concluir com êxito a atividade, ou forneça um meio das pessoas trabalharem com as ferramentas e habilidades.

Por exemplo, se você solicitar que alguém utilize uma ferramenta específica nunca antes utilizada pela pessoa, verifique se há um plano para que a pessoa consiga se familiarizar com a ferramenta primeiro.

6º Passo: Alinhe Responsabilidade e Autoridade

Você já realizou uma atividade, que delegaram para você, sem se sentir totalmente capacitado para tomar decisões?

Um princípio fundamental da delegação é que a responsabilidade deve corresponder à autoridade.

O poder sem responsabilização gera abuso de poder. A prestação de contas sem poder é injusta.

Você precisa promover um ambiente em que as pessoas envolvidas na realização das tarefas delegadas sintam-se totalmente capazes de tomar decisões, fazer perguntas e tomar as medidas necessárias para a conclusão do trabalho.

7º Passo: Avalie o Progresso e Forneça Feedback

Não seja aquele que culpa a pessoa a qual você delegou uma tarefa quando as coisas dão errado.

Portanto, durante o processo de delegação, é bastante aconselhável que você verifique periodicamente o progresso das atividades.

Quem delega deve estar ciente que talvez necessite intervir no processo, para reorganizá-lo ou até mesmo modificá-lo, se assim for necessário.

Então avalie os resultados e se mantenha aberto para métodos não convencionais, dando feedbacks de melhorias para as pessoas melhorarem o desempenho da atividade no futuro.

Se existirem problemas durante o processo, faça com que as pessoas envolvidas na realização da tarefa encontrem soluções por conta própria.

Insista para que os envolvidos na atividade recomendem soluções. O exercício de encontrar soluções incentiva as pessoas envolvidas a pensarem como solucionadores de problemas engenhosos e criativos.

8º Passo: Estabeleça um Prazo Final

Toda vez que delega, forneça um prazo final para o cumprimento da atividade proposta.

É fundamental que você estipule uma data limite para que as pessoas envolvidas na realização da tarefa não procrastinem e apresentem, de fato, resultados.

O cérebro trabalha melhor com prazos e, quando percebe uma data final, se organiza para que o trabalho seja realizado no tempo previsto.

9º Passo: Elogie e Agradeça

Quando alguém terminar com sucesso uma atividade delegada para ela por você, elogie, agradeça e aprecie genuinamente o outro, apontando especificamente o que foi feito extremamente bem realizado.

Quando é específico, você dá às outras pessoas um mapa que elas podem seguir nas próximas vezes para continuarem tendo sucesso.

Agradecer e elogiar pode ser simples, mas é um passo difícil para muitas pessoas.

Então se esforce para elogiar com sinceridade, porque isso proporcionará verdadeira satisfação pelo trabalho e lealdade por parte de quem recebeu os elogios e agradecimentos.

Também é importantíssimo ressaltar aquela velha máxima: elogie publicamente, elucide os erros em particular.

Conclusão

Eu tenho certeza que, depois deste método explicado detalhadamente, você entendeu como delegar tarefas de forma eficaz.

Então, a partir de hoje, você está preparado para delegar funções e atividades.

Lembre-se que a delegação não é resistira ao âmbito profissional, sendo possível utilizá-la na sua vida pessoal, com a sua família etc.

Ao delegar com eficácia, você aumentará a confiança e o compromisso das pessoas para as quais você está delegando, melhorando a produtividade e os resultados do grupo inteiro.

Não importa o tamanho de uma empresa, família ou grupo, o pressuposto básico para delegar está em confiar no outro e não ter receios de que ele poderá fazer melhor que você.

Caso não aprenda delegar, você ficará sobrecarregado e alcançará menos resultados, porque a força de um grupo sempre é maior do que qualquer força individual.

Desenvolva também a sua capacidade de delegar com eficácia, deposite confiança, acompanhe, faça definições e acredite no potencial de seus liderados.

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Sobre o autor

Rafael da Luz

Não existem limites, existe conhecimento. Você se torna capaz de alcançar qualquer sonho na vida quando aprende a se desenvolver como ser humano. O desenvolvimento pessoal é o caminho para que você realize tudo o que mais deseja na vida. Por isso, engrandeça.

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