Em uma tarde de sexta-feira, o relógio está correndo.
Você está trabalhando furiosamente para terminar uma tarefa antes do prazo final às 17h, enquanto se amaldiçoa por não iniciá-la antes.
O que deu errado?
Por que você perdeu o foco?
Houve as horas que você passou relendo e-mails e verificando as mídias sociais, a “preparação” excessiva, os intervalos para o café e outras tarefas que você poderia ter deixado com segurança para a próxima semana.
Essa situação é comum?
Você não está sozinho se isso soa familiar para você!
Muitos de nós somos vítimas da procrastinação.
De acordo com Piers Steel, um autor sobre livros contra a procrastinação, 95% de nós procrastinamos em algum momento de nossas vidas.
Saber que você não está sozinho pode confortá-lo, mas perceber o quanto isso pode sabotar você pode ser preocupante.
Por isso, é obrigatório que você aprenda o que fazer para parar de procrastinar quanto antes.
Caso contrário, permanecerá pelo resto da vida preso aos resultados medíocres que a procrastinação nos proporciona.
Neste artigo, explorarei 7 estratégias simples para você gerenciar e priorizar a sua carga de trabalho com mais eficiência.
O Que Fazer Para Parar de Procrastinar
1. Qual a Diferença Entre Procrastinação e Preguiça?
É comum confundir procrastinação com preguiça, mas as duas são bem diferentes.
Quando você procrastina, escolhe fazer outra coisa em vez do que sabe que deveria fazer.
A preguiça, por outro lado, sugere passividade, inatividade e falta de vontade de agir.
Para procrastinar, a pessoa ignora uma tarefa desagradável, mas mais importante, em favor de uma que é mais agradável ou mais fácil.
Mesmo pequenos episódios de procrastinação podem nos fazer sentir culpados ou envergonhados, reduzir nossa produtividade e fazer com que fiquemos aquém de nossos objetivos.
A procrastinação de longo prazo pode levar à desmotivação e desilusão com o nosso trabalho, o que pode levar à depressão e até à perda do emprego em casos extremos.
2. Como Superar a Procrastinação?
É possível superar a procrastinação como acontece com a maioria dos hábitos.
Vencer a procrastinação começa com reconhecê-la.
Quando você adia uma tarefa porque teve que repriorizar sua carga de trabalho, você não está necessariamente procrastinando se estiver temporariamente adiando por um motivo genuinamente bom.
No entanto, se você começar a adiar as coisas indefinidamente ou mudar o foco porque deseja evitar fazer algo, provavelmente está procrastinando.
Além disso, você pode estar procrastinando se:
- Fizer das tarefas de baixa prioridade o foco do seu dia.
- Não deixar um item importante ficar na sua lista de tarefas por muito tempo.
- Em vez de concluir as tarefas importantes da sua lista, gastar seu tempo realizando tarefas sem importância que outras pessoas pedem para você fazer.
- Para enfrentar uma tarefa, você espera até estar no “humor certo” ou na “hora certa”.
Descubra o quanto você procrastina fazendo uma reflexão sincera da sua vida.
Você é um procrastinador?
Se você é um procrastinador, reconheça para si mesmo.
Não tenha medo de expor em voz alta que você é um procrastinador.
Além disso, descubra o porquê você está procrastinando.
Para combater a procrastinação, você deve primeiro entender por que está fazendo isso.
Você está evitando uma determinada tarefa porque a acha chata ou desagradável?
Nesse caso, tome medidas para concluí-la o mais rápido possível, para que você possa se concentrar nos elementos agradáveis do seu trabalho.
Uma pessoa organizada pode superar a procrastinação usando listas de tarefas priorizadas e criando um cronograma eficaz.
Essas ferramentas permitem que você organize suas tarefas por prioridade e prazo.
Não é incomum sentir-se sobrecarregado por uma tarefa, mesmo que você seja organizado.
Você pode ter dúvidas sobre sua capacidade e temer o fracasso, então adia para encontrar conforto em fazer o trabalho que sabe que pode realizar.
As pessoas temem o sucesso tanto quanto o fracasso.
Eles acham que o sucesso resultará em uma inundação de pedidos de mais trabalho.
A maioria dos perfeccionistas procrastina porque prefere evitar fazer algo que não sente que tem habilidade para fazer, em vez de fazê-lo imperfeitamente.
A má tomada de decisão é outro motivo importante para a procrastinação.
Se você não sabe o que fazer, é provável que adie a ação.
Algumas pessoas procrastinam por causa de um problema de saúde subjacente.
Por exemplo, TDAH, TOC, ansiedade e depressão estão associados à procrastinação.
Pesquisas indicam que a procrastinação crônica ou debilitante pode ser causada por uma dessas condições, portanto, você deve procurar aconselhamento profissional se sofrer de procrastinação crônica ou debilitante.
Outro passo é adotar estratégias anti-procrastinação.
Você provavelmente não conseguirá quebrar a procrastinação rapidamente, pois é um padrão de comportamento profundamente arraigado.
Os hábitos só se tornam hábitos quando você para de praticá-los, então utilize o máximo possível das estratégias abaixo para melhorar suas chances de sucesso:
- O autoperdão pode ajudá-lo a se sentir mais positivo sobre si mesmo e reduzir a procrastinação no futuro.
- Anote as tarefas que você precisa concluir e especifique um horário para concluí-las. Isso ajudará você a agir de forma proativa.
- Sempre que você concluir uma tarefa difícil a tempo, recompense-se com uma fruta ou uma xícara de café da sua cafeteria favorita. Observe como é bom realizar algo.
- Uma ferramenta online como o Procraster pode ajudá-lo a se automonitorar.
- Peça para alguém cobrá-lo sobre uma importante tarefa a ser realizada. A pressão dos colegas funciona. Este é o princípio por trás dos grupos de autoajuda.
- Não deixe que as tarefas se acumulem com o tempo. Cuide delas quando surgirem.
- Você pode se sentir impotente e até se sabotar se usar frases como “preciso” ou “tenho que”. Repense seu diálogo interno. É mais fácil sentir-se no controle de sua carga de trabalho quando você diz: “Eu escolho”, porque isso implica a propriedade do projeto.
- Não deixe que as distrações atrapalhem seu trabalho. Desligue seu e-mail e mídias sociais e evite sentar perto de uma televisão.
- Sempre que possível, tente “comer um besouro-elefante” logo de cara, todos os dias. Ou seja, tire suas tarefas menos agradáveis do caminho primeiro, para que você possa se concentrar em suas tarefas favoritas mais tarde.
Outra dica é: uma abordagem diferente seria abraçar “a arte da demora”.
Um estudo mostrou que as pessoas que procrastinam ativamente – ou seja, adiando deliberadamente o início para poderem se concentrar em outras tarefas urgentes – se sentem mais motivadas e desafiadas.
Se você prosperar sob pressão, essa estratégia pode ser particularmente eficaz.
Se você decidir procrastinar ativamente, evite colocar seus colegas de trabalho sob pressão desnecessária, desagradável ou indesejada.
Se você está procrastinando porque acha uma tarefa desagradável, tente se concentrar no “jogo de longo prazo”.
Pessoas impulsivas tendem a procrastinar devido ao foco em ganhos de curto prazo. Identifique os benefícios a longo prazo da conclusão da tarefa.
Por exemplo, isso poderia melhorar o seu salário ou bônus de fim de ano?
As consequências desagradáveis de evitar uma tarefa são outra maneira de torná-la mais agradável.
Por exemplo, o que acontecerá se você não concluir a tarefa?
Como isso pode afetar seus objetivos pessoais, de equipe ou organizacionais?
Você pode ser rebaixado de cargo ou sua equipe pode deixar de receber um prêmio?
Ao fazer isso, pode ser útil reformular sua tarefa considerando seu significado e relevância.
Isso aumentará seu valor para você e fará com que seu trabalho valha mais a pena.
Além disso, é importante lembrar que muitas vezes superestimamos o quão desagradável é uma tarefa.
Arrisque!
Afinal, pode não ser tão ruim quanto você pensou.
3. Estratégias Para Parar de Adiar
Para finalizar, falarei a respeito de 7 estratégias irão ajudá-lo a se organizar se você procrastinar porque está desorganizado.
3.1 Mantenha uma lista de afazeres
Manter uma lista de afazeres é uma estratégia fundamental para combater a procrastinação e aumentar a produtividade.
Esta ferramenta simples ajuda a organizar suas tarefas e impede que você “esqueça convenientemente” as responsabilidades mais desagradáveis ou avassaladoras.
A procrastinação muitas vezes ocorre quando adiamos as tarefas difíceis ou desconfortáveis, optando por realizar atividades mais simples e gratificantes.
No entanto, uma lista de afazeres permite que você encare de frente essas obrigações, tornando-as mais concretas e gerenciáveis.
Ao escrever as tarefas, você as torna visíveis e tangíveis, o que diminui a tendência de adiá-las.
Além disso, uma lista de afazeres ajuda a estabelecer prioridades.
Ao identificar o que é mais importante e urgente, você pode direcionar seu foco para as tarefas que realmente importam, evitando a dispersão de energia em atividades menos relevantes.
Para tornar sua lista ainda mais eficaz, é útil dividir as tarefas maiores em etapas menores e estabelecer prazos realistas.
Isso permite que você acompanhe o progresso de maneira mais precisa e sinta um senso de realização à medida que completa cada etapa.
3.2 Identifique as atividades prioritárias
Identificar as atividades que merecem prioridade e distinguir aquelas que podem ser deixadas de lado é essencial para evitar a procrastinação e melhorar a gestão do tempo.
Uma abordagem eficaz para essa tarefa é o Princípio Urgente/Importante de Eisenhower.
O Princípio Urgente/Importante é uma matriz que classifica as tarefas em quatro quadrantes com base em sua urgência e importância:
- Urgente e importante: essas são as tarefas críticas que exigem atenção imediata, como prazos apertados, projetos cruciais ou situações de emergência. Essas atividades devem ser priorizadas e concluídas o mais rápido possível.
- Importante, mas não urgente: essas tarefas são de alto valor a longo prazo, como planejamento estratégico, desenvolvimento pessoal e construção de relacionamentos. Elas não exigem ação imediata, mas devem ser planejadas e executadas em um momento adequado.
- Urgente, mas não importante: essas atividades tendem a ser interrupções, distrações e solicitações de terceiros que não contribuem significativamente para seus objetivos. É importante minimizar essas distrações ou delegá-las sempre que possível.
- Não urgente e não importante: são tarefas que têm pouco ou nenhum valor, como atividades de lazer excessivas, navegar sem objetivo nas redes sociais ou tarefas triviais. Devem ser evitadas ou limitadas ao máximo.
Ao aplicar o Princípio Urgente/Importante de Eisenhower, você pode identificar claramente as tarefas que merecem sua atenção imediata e aquelas que podem ser adiadas ou até mesmo eliminadas.
Isso ajuda a concentrar seus esforços nas atividades que realmente impulsionam seus objetivos e a evitar desperdiçar tempo em distrações.
Priorizar suas tarefas com base nesse princípio é uma estratégia poderosa para combater a procrastinação e aumentar a eficácia em suas atividades diárias.
3.3 Foque em um projeto de cada vez
Se você se encontra com vários projetos em andamento e está sobrecarregado sem saber por onde começar, algumas ferramentas podem ser extremamente úteis para ajudá-lo a planejar seu tempo com eficiência e reduzir o estresse:
- Matriz de priorização: comece classificando seus projetos em uma matriz de priorização, considerando sua importância e urgência. Isso ajuda a identificar quais projetos merecem atenção imediata, quais podem ser agendados para o futuro e quais podem ser delegados ou descartados.
- Calendário ou agenda eletrônica: utilize uma ferramenta de gerenciamento de calendário, como o Google Calendar ou Microsoft Outlook, para alocar blocos de tempo para trabalhar em projetos específicos. Agendar tarefas ajuda a criar um plano de ação claro e a evitar a sensação de estar sobrecarregado.
- Aplicativos de gerenciamento de tarefas: ferramentas como Trello, Asana ou Todoist permitem criar listas de tarefas para cada projeto, definir prazos e prioridades, e acompanhar o progresso. Isso ajuda a manter o foco em tarefas específicas e a manter-se organizado.
- Diagramas de Gantt: para projetos mais complexos, considere o uso de software de diagrama de Gantt, como o Microsoft Project ou o Smartsheet. Essas ferramentas ajudam a visualizar a linha do tempo de um projeto, identificar dependências e alocar recursos de maneira eficaz.
- Método pomodoro: para melhorar a produtividade e reduzir o estresse, experimente o método Pomodoro, que envolve trabalhar em períodos curtos e intensos (geralmente 25 minutos) seguidos por pausas curtas. Essa técnica pode ajudar a evitar a sobrecarga de trabalho.
- Revisão semanal: reserve um tempo toda semana para revisar seus projetos, ajustar prioridades e fazer planos para a semana seguinte. Isso ajuda a manter seu planejamento atualizado e a garantir que você esteja no caminho certo.
Ao adotar essas ferramentas e estratégias, você poderá planejar seu tempo com eficiência, lidar com vários projetos de forma organizada e reduzir o estresse associado à sobrecarga de trabalho.
A chave é encontrar as ferramentas que melhor se adequam ao seu estilo de trabalho e às necessidades específicas de seus projetos.
3.4 Faça uma lista de tarefas desafiadoras e conclua-as na melhor hora do dia
Uma estratégia eficaz para melhorar a produtividade e superar desafios é identificar as tarefas mais difíceis e realizá-las durante os momentos em que você é mais eficaz.
Para fazer isso, é importante conhecer seu próprio ritmo circadiano e preferências pessoais.
Aqui está uma lista de etapas que podem ajudar:
- Autoavaliação: comece fazendo uma autoavaliação de suas preferências e padrões de energia ao longo do dia. Observe quando você se sente mais alerta, enérgico e focado.
- Identifique as tarefas desafiadoras: liste as tarefas que você considera mais desafiadoras e que exigem maior concentração, criatividade ou esforço mental.
- Estabeleça prioridades: classifique as tarefas em ordem de importância e urgência. Reserve um tempo para definir metas claras para cada uma delas.
- Horários de pico: identifique seus horários de pico de energia. Para muitas pessoas, isso ocorre pela manhã, após uma boa noite de sono. Para outras, pode ser à tarde ou até mesmo à noite.
- Aproveite os horários de pico: programe as tarefas mais desafiadoras para os momentos em que você está no auge de sua energia e foco. Reserve esses períodos para se concentrar exclusivamente nessas atividades.
- Use os horários de baixa energia de forma inteligente: durante os períodos de menor energia, você pode se dedicar a tarefas mais simples, como responder e-mails, fazer ligações ou atividades administrativas.
- Acompanhe seu progresso: mantenha um registro do seu progresso e de como se sentiu ao realizar tarefas desafiadoras em diferentes momentos do dia. Isso pode ajudar a ajustar sua programação conforme necessário.
- Ajuste a sua rotina: lembre-se de que a eficácia varia de pessoa para pessoa. O importante é adaptar sua rotina para tirar o máximo proveito de seus momentos de maior produtividade.
- Seja consistente: mantenha uma rotina consistente sempre que possível, pois isso ajuda a treinar seu corpo e mente para trabalhar de forma mais eficaz nos horários desejados.
Lembrando que a chave para o sucesso é a consistência e a adaptação contínua.
Conhecer seus próprios ritmos e preferências é fundamental para melhorar sua produtividade e superar desafios de forma mais eficaz.
3.5 Crie prazos finais
Definir objetivos com prazos é uma abordagem crucial para manter seu foco e evitar a procrastinação.
Estabelecer metas específicas e com limites de tempo ajuda a mantê-lo no caminho certo para alcançar o que deseja.
Primeiramente, ao definir prazos, você cria um senso de urgência em relação aos seus objetivos.
Isso significa que você se compromete a trabalhar de forma consistente e concentrada para atingir o que deseja dentro do tempo estipulado, reduzindo a tendência de adiar tarefas.
Além disso, os prazos ajudam a dividir seus objetivos em etapas menores e mais gerenciáveis.
Você pode criar um plano de ação claro, estabelecendo metas intermediárias e prazos para cada uma delas.
Isso torna o processo mais tangível e menos intimidador.
Outra vantagem de definir objetivos com limites de tempo é que eles o mantêm responsável.
Quando você tem uma data de vencimento, fica mais motivado a acompanhar seu progresso e a ajustar seu plano conforme necessário para cumprir o prazo.
Por fim, objetivos com prazos fornecem um senso de realização à medida que você os atinge.
Isso reforça sua motivação e ajuda a construir um ciclo positivo de produtividade.
3.6 Use aplicativos de gerenciamento de tarefas e tempo
Utilizar aplicativos de gerenciamento de tarefas e tempo é uma prática altamente eficaz para aprimorar a produtividade e combater a procrastinação.
Essas ferramentas oferecem uma série de benefícios que podem ajudar a otimizar sua rotina de trabalho e melhorar seu uso do tempo de forma geral.
Primeiramente, esses aplicativos permitem que você centralize todas as suas tarefas e compromissos em um único lugar, criando um panorama claro das suas responsabilidades.
Isso evita que você perca prazos importantes ou esqueça tarefas essenciais.
Além disso, essas ferramentas permitem que você estabeleça prioridades, defina datas de vencimento e organize suas tarefas de maneira eficaz.
Você pode categorizar suas atividades por importância e urgência, garantindo que as tarefas mais cruciais recebam atenção adequada.
Outra vantagem é a capacidade de criar lembretes e notificações. Isso ajuda a manter o foco nas tarefas em mãos e a evitar distrações.
Além disso, muitos aplicativos oferecem funcionalidades de rastreamento do tempo, permitindo que você avalie quanto tempo gasta em cada tarefa e identifique áreas de melhoria.
A sincronização com dispositivos móveis e computadores facilita o acesso às suas tarefas em qualquer lugar, mantendo-o atualizado mesmo quando estiver em trânsito.
Essa mobilidade aumenta a flexibilidade e a adaptabilidade à sua rotina.
Por fim, a maioria dos aplicativos de gerenciamento de tarefas e tempo oferece uma interface amigável e intuitiva, tornando o processo de organização e acompanhamento das atividades mais simples e agradável.
3.7 Organize seus projetos em tarefas menores
Uma abordagem eficaz para lidar com projetos que parecem opressores é dividir essas tarefas em partes menores e concentrar-se em iniciar cada uma delas, em vez de se preocupar com a conclusão total do projeto.
Isso pode ser especialmente útil para combater a procrastinação e facilitar o progresso contínuo.
Aqui estão algumas dicas para aplicar essa estratégia:
- Divida o projeto em etapas: analise o projeto como um todo e divida-o em etapas ou tarefas menores. Isso torna o projeto mais gerenciável e menos assustador.
- Defina metas pequenas e alcançáveis: para cada etapa, estabeleça metas específicas e realistas. Isso permite que você tenha uma visão clara do que precisa ser feito.
- Priorize as etapas: identifique as etapas mais importantes ou urgentes e concentre-se nelas. Priorizar suas tarefas ajuda a manter o foco nas partes cruciais do projeto.
- Comece com pequenos passos: em vez de se preocupar com o projeto completo, concentre-se em dar o primeiro passo em direção a uma das etapas. Isso pode ser tão simples quanto fazer uma pesquisa inicial ou criar um esboço.
- Use um cronograma flexível: estabeleça prazos para cada etapa, mas mantenha-os flexíveis o suficiente para acomodar imprevistos ou ajustes. Isso reduz a pressão desnecessária.
- Recompense-se pelo progresso: à medida que você completa cada etapa, reconheça e recompense-se pelo progresso feito. Isso ajuda a manter a motivação e a sensação de realização.
- Mantenha o foco na jornada, não apenas no destino: lembre-se de que o processo de trabalhar nas etapas é tão importante quanto a conclusão do projeto. Concentre-se em aprender e crescer durante o processo.
- Acompanhe seu progresso: mantenha um registro do que foi feito e do que ainda precisa ser feito. Isso proporciona um senso de controle e ajuda a manter o projeto em andamento.
- Comunique-se com outros: se você estiver trabalhando em um projeto em equipe, compartilhe seu progresso com os colegas. Isso pode criar um senso de responsabilidade e apoio mútuo.
Ao adotar essa abordagem de dividir projetos em tarefas menores e concentrar-se na fase de início, você pode superar a sensação de opressão, aumentar a motivação e manter o progresso constante em direção aos seus objetivos.
Afinal, como diz o ditado, “uma jornada de mil milhas começa com um único passo”.
Conclusão
Você não está sozinho, todos nós procrastinamos.
É algo quase inevitável.
Ao contrário da preguiça, que se refere à falta de vontade de agir, a procrastinação é o hábito de adiar tarefas importantes.
Agora você sabe o que fazer para parar de procrastinar.
Quando você reconhece que está procrastinando, pode identificar as razões por trás de seu comportamento e usar estratégias adequadas para superá-lo.
Parar de procrastinar requer algum esforço e disciplina, mas também pode trazer muitas recompensas.
Seguindo as boas práticas acima, você pode melhorar o foco em seus projetos e tornar o trabalho mais produtivo e menos estressante.
Lembre-se de que o objetivo é manter-se motivado para avançar em seus projetos e não desistir durante os tempos difíceis.
Não tomar medidas proativas para evitar a procrastinação pode limitar seu potencial, prejudicar sua carreira, atrapalhar o trabalho em equipe, reduzir o moral e até levar à depressão e à perda do emprego.
Portanto, use todas as dicas citadas para se tornar um destruidor da procrastinação.
Quando você transformar o ato de vencer a procrastinação em um hábito, alcançará qualquer meta que desejar em sua vida!
