3 Técnicas Para Aumentar a Produtividade Agora Mesmo

Você senta para estudar, trabalhar ou criar e pouco produz. É chato, exaustivo e você não consegue se concentrar, mas você é obrigado a fazer isso.

Quantas vezes na vida você tentou aumentar a produtividade e não conseguiu?

Eu sei, eu sei, foram muitas. Porque afinal, você não aprendeu nada sobre produtividade na infância, na adolescência, na idade adulta, enfim…

É por isso que você está aqui, porque você quer aprender, não é mesmo?

Você aprendeu a decorar, seguir ordens e ser quase como um robô. Um robô é produtivo porque ele não se cansa mentalmente, não perde energia física e não tem consciência.

Mas você é um ser humano, e não um robô. Então o que fazer?

Se você se está nessa situação, siga o conselho do investidor mais bem-sucedido do mundo:

Se você se encontrar em um barco vazando cronicamente, a energia dedicada em mudar de embarcação provavelmente será mais produtiva do que a energia aplicada em consertar os furos.

Warren Buffett

Mude de embarcação testando novas técnicas, pare de consertar os furos tentando ser produtivo “na marra”, custando o que custar, fazendo o que você sempre fez.

Nada disso veio funcionando até aqui.

Então continue comigo neste artigo e descubra 3 técnicas para aumentar a produtividade que eu uso, que são validadas e que realmente funcionam:

  • Princípio de Pareto
  • Lei de Parkinson
  • Técnica Pomodoro

ATENÇÃO
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1. Princípio de Pareto

Bom, a primeira não é bem uma técnica, mas sim um princípio, que é mais poderoso ainda.

O princípio 80/20, como também é conhecido, foi criado por Vilfredo Pareto, um economista italiano.

Em 1892 Pareto mostrou que aproximadamente 80% das terras italianas pertenciam a 20% da população. Então ele pesquisou essa relação em outros países e descobriu que a distribuição era semelhante.

Pareto desenvolveu o princípio 80/20 ao perceber que 20% das vagens de seu jardim continham 80% das ervilhas.

Um relatório do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento de 1992 mostrou que 82,7% da renda mundial era controlada pelos 20% mais ricos do mundo.

Dentro do empreendedorismo é comum dizer que 80% das vendas de uma empresa vêm de 20% dos clientes da mesma.

Fala-se que nos esportes 20% dos atletas participam de 80% das maiores competições e 20% deles ganham 80% dos prêmios.

Nos escolas e faculdades, 20% dos alunos tiram as notas 80% mais altas. Na ciência, 80% das descobertas são feitas por 20% dos cientistas. Além disso, é possível falar 80% da língua inglesa utilizando apenas 20% do vocabulário.

Enfim, você pode verificar empiricamente que inúmeros fenômenos naturais seguem a distribuição 80/20. Estudos mostram que as porcentagens podem ter certa variação, mas raramente fogem da proporção de Pareto.

O fato é que a regra, lei ou princípio de Pareto pode ser aplicado em tudo na sua vida, seja no trabalho, nos estudo ou na sua vida pessoal.

O menor esforço gera os maiores resultados, 20% dos seus esforços geram 80% dos seus resultados.

No livro O Princípio 80/20 Richard Koch diz o seguinte:

O Princípio de 80/20 afirma que as menores causas e os menores investimentos ou esforços geralmente levam aos maiores resultados, aos rendimentos mais expressivos ou às mais valiosas recompensas.

Qual é o Seu Objetivo?

Então como usar isso a seu favor na sua vida?

Primeiro, refletindo.

No que você está querendo ser mais produtivo? No trabalho, nos estudos, nos esportes?

Então quais são os 20% que vão gerar os 80% dos resultados que você procura?

Eu sou um praticante de musculação e, ao longo de mais de 10 anos de prática regular, eu posso claramente perceber que 20% dos exercícios (ou até menos) geram 80% dos meus resultados na academia.

Eu também sou um empreendedor digital e percebo que 20% das atividades (tráfego e conversão) que eu realizo geram 80% dos meus resultados.

Quais São os Seus 20%?

Se você está estudando para um concurso público, quais são os 20% de matérias que vão gerar 80% dos seus resultados?

Se você quer ser mais produtivo no trabalho, quais são os 20% de atividades-chave que você deve realizar prioritariamente?

É muito importante que, primeiramente, você crie uma lista com as atividades que estejam dentro dos seus 20%.

E você ainda deve ir além do 80/20, você deve procurar os 20% dentro dos 20%.

Dentro dos 20% que vão gerar 80% dos seus resultados, quais são os 20% mais vitais? Encontre o fundamental dentro do fundamental, entendeu?

Sempre existirão algumas poucas atividades que são muito mais importantes que as outras e, entre essas poucas atividades, uma será a mais relevante de todas.

Sempre que você se sentir travado e não souber o que fazer, pense no 20% que existem dentro dos seus 20%.

2. Lei de Parkinson

Cyril Northcote Parkinson foi um historiador, escritor e administrador britânico que criou a conhecida lei de Parkinson.

Parkinson começou a perceber uma tendência nas repartições públicas inglesas: quanto mais burocracia, menos eficientes eram os serviços.

Em seguida, ele passou a observar outras áreas profissionais para descobrir se o padrão era restrito aos funcionários públicos.

Foi então que Parkinson percebeu o mesmo padrão: quanto mais tempo disponível os trabalhadores tinham para realizar um processo, menos eficientes eles eram.

Por acaso, você já:

  • Deixou para declarar o imposto de renda no último dia e, pensando que não conseguiria, fez tudo em algumas horas de trabalho?
  • Teve 6 meses para estudar para uma importante prova e começou a estudar somente 1 dia antes?
  • Entregou um relatório para o seu chefe no último segundo do prazo?
  • Pensou que tinha tempo livre o suficiente para se arrumar antes de sair de casa e quando viu faltavam 3 minutos para o ônibus passar, mas mesmo assim saiu correndo e conseguiu entrar no ônibus?

A lei de Parkinson é definida da seguinte maneira:

A quantidade de tempo que uma pessoa tem para desempenhar uma tarefa é o tempo que será utilizado para completar a tarefa.

Qual é o Seu Prazo Final?

Você geralmente realiza as suas atividades no exato tempo que determinar para realizar cada uma delas.

No livro A Lei de Parkinson Cyril Northcote Parkinson afirma que:

O trabalho aumenta a fim de preencher o tempo disponível para sua conclusão.

Se você se der um prazo para ler um livro em 3 meses, você tende a ler o livro em 3 meses.

Se você criar uma meta para lançar um novo produto em 9 meses, provavelmente você vai levar 9 meses para lançar o produto.

Na maioria das vezes pensamos nos exemplos negativos, mas é possível utilizar a lei de Parkinson a seu favor – como uma técnica de produtividade.

Sabe como você pode fazer isso?

Corte os Seus Prazos

Para utilizar a lei de Parkinson a seu favor, o que você deve fazer é cortar drasticamente os seus prazos.

O cérebro funciona melhor com prazos. Quando coloca um prazo final o seu cérebro trabalha para cumprir o prazo.

Então se nem prazos você estabelece, esse é o primeiro passo.

Depois disso, experimente cortar em 80% o prazo que você estipulou para realizar uma determinada atividade.

Parece muito? Experimente.

Eu crio prazos para escrever os meus artigos. No primeiro artigo que escrevi eu não coloquei prazo nenhum para termina-lo.

E você sabe quanto tempo eu levei para escrevê-lo? Mais de 14 dias. Tudo bem que é um longo texto de quase 9.000 palavras, mesmo assim foi muito tempo.

Então eu comecei a colocar prazos específicos para os meus artigos.

No início eu determinei que escreveria um artigo por semana. E era exatamente esse o tempo que eu levava para escrever um artigo.

Depois disso eu decidi que escreveria 2 artigos por semana e, novamente, ao final de uma semana eu tinha 2 artigos prontos.

Então um dia eu acordei e falei: vou escrever um artigo por dia.

Adivinhe o que aconteceu?

Eu estou escrevendo em média um artigo por cada manhã, e não por dia. E tudo isso porque eu cortei drasticamente o meu prazo.

Quando você diminui bastante o seu prazo final, duas coisas acontecem:

  • Primeiro você quebra os seus limites, você para de pensar “que é impossível” e “que não vai dar para fazer em tão pouco tempo”.
  • Em segundo lugar, você se torna mais objetivo, focado, motivado, criativo e deixa de procrastinar porque transforma a sua tarefa em uma prioridade e assim concentra todas as suas energias para realiza-la.

Faça o teste e tire as suas próprias conclusões, porque como dizia Cyril Parkinson:

O homem mais ocupado é quem tem mais tempo livre.

Por Que a Lei de Parkinson Funciona?

Os seres humanos têm 2 grandes motivadores: dor e prazer.

Estamos sempre fugindo da dor e indo em direção ao prazer.

A lei de Parkinson funciona porque enquanto o prazer de adiar uma atividade é maior do que a dor de executa-la, você tende a não realizar a tarefa.

Mas quando a dor de não executar a tarefa, a dor de uma punição, se torna mais forte do que o prazer de adia-la, ou seja, quando o prazo chega quase no limite, você realiza a tarefa em uma velocidade recorde.

Se você não estudar para a prova, que é amanhã, você vai tirar uma nota muito baixa e isso vai atrapalhar todo o seu semestre, então você estuda como louco porque a dor da punição é mais forte do que o prazer de adiar.

Da mesma forma, se você não entregar o relatório amanhã para o seu chefe, provavelmente ele vai dar uma bronca e até punir você, então você vira a noite, mas entrega o seu trabalho.

Só que se você tentar usar a lei de Parkinson a seu favor cortando em 80% o prazo de uma de suas atividades e, no fim das contas, não cumprir o prometido, o que vai acontecer? Nada. Você vai se autoflagelar? Claro que não.

A saída então é criar algum tipo de punição. Você deve criar um compromisso público combinando com outra pessoa, ou outras pessoas, uma punição caso você não cumpra a sua atividade no tempo proposto.

É muito mais fácil quebrar um acordo que você faz consigo mesmo do que quebrar um acordo que você faz com outras pessoas.

Eu sei que não é fácil criar uma punição e tornar os seus compromissos públicos, mas acredite, se você realmente fizer, você vai perceber como a lei de Parkinson pode funcionar a favor da sua produtividade.

3. Técnica Pomodoro

No final da década de 1980 Francesco Cirillo era um jovem com grandes dificuldades em se concentrar para estudar.

Frustrado e desapontando, certo dia Francesco Cirillo pegou um timer de cozinha e resolveu marcar o tempo que era capaz de estudar 100% focado, sem qualquer interrupção.

O timer, ou temporizador, tinha o formato de um tomate, que em italiano se chama pomodoro. Foi então que, ao fazer isso, Francesco desenvolveu meio que sem querer a hoje tão conhecida ´técnica Pomodoro.

Inclusive, Cirillo escreveu um livro chamado The Pomodoro Technique.

Como Realizar a Técnica Pomodoro?

Para utilizar essa simples técnica você pode comprar um timer de cozinha, baixar um aplicativo ou simplesmente usar o próprio cronômetro do seu celular.

O fator mais importante é o cronômetro.

Na técnica original Francesco Cirillo dividiu suas horas em 4 blocos de tempo de produção, alternando-os com 4 blocos de tempo de descanso, da seguinte forma:

    • Bloco 1: 25 minutos de produção; 5 minutos de descanso.
    • Bloco 2: 25 minutos de produção; 5 minutos de descanso.
    • Bloco 3: 25 minutos de produção; 5 minutos de descanso.
  • Bloco 4: 25 minutos de produção; 30 minutos de descanso.

Os blocos de tempo de variam de pessoa para pessoa, portanto você deve fazer testes. Algumas pessoas preferem 30 minutos, outras 45. Alguns trabalham melhor com 60 minutos e existe ainda quem prefira até 90 minutos.

Cada bloco de tempo depende da sua capacidade de manter o foco, porém não utilize blocos de tempo de produção menores do que 25 minutos.

Em cada bloco de tempo você deve focar 100% na atividade a ser realizada, executando o que precisa ser executado, sem nenhuma interrupção.

Desligue tudo o que possa interromper o seu período de produção. Neutralize distrações como Facebook, Instagram, WhatsApp, notificações, e por aí vai.

Avise todas as pessoas que durante o seu bloco de tempo de produção você vai se manter 100% focado em uma atividade extremamente importante e por isso você não pode ser interrompido de jeito nenhum.

Segundo Francesco Cirillo, a maioria das interrupções podem ser deixadas para depois porque dificilmente alguma coisa é tão importante que não possa esperar o seu bloco de tempo de produção terminar.

Quando você para no meio de um bloco de produção para prestar atenção em algo que não é importante, a sua concentração e o seu foco vão embora.

Simplificando, você realiza um bloco de produção seguido por um bloco de descanso.

E é muito importante que você descanse mesmo. No período curto de descanso não encha a mente com outras coisas, descanse.

Descansar não significa acessar o Facebook ou o YouTube, descansar significa relaxar a mente. Simplesmente pare, feche os olhos e preste atenção na sua respiração.

Nunca negligencie o período de descanso.

E depois do quarto bloco de produção você realiza um descanso maior, entre 20 e 30 minutos, podendo fazer o que você quiser.

Reforço Cerebral Positivo

A técnica pomodoro possui como objetivo aumentar a concentração, a produtividade, diminuir as interrupções, aliviar a ansiedade e criar um reforço positivo.

Quando define um período para concentração máxima você cria um estresse positivo, além de uma obrigação de cumprir certa tarefa em um determinado prazo – e o cérebro é mais produtivo quando tem um prazo.

O estresse positivo é gerado porque a cada momento de descanso você premia o seu cérebro.

O cérebro entende que você tomou uma atitude benéfica e que está recebendo um prêmio por ela, então ele começa a gostar do padrão e começa a reforçar o comportamento.

Para realizar a técnica importante que você encontre o equilíbrio, descubra qual é o seu tempo ideal para cada bloco de produção e para cada bloco de descanso.

Logicamente, não crie blocos de produção de 10 minutos e blocos de descanso de 40 minutos.

Conclusão

As técnicas para aumentar a produtividade realmente funcionam, mas é preciso se planejar e realmente coloca-las em prática.

Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de comprometimento com a excelência, planejamento inteligente e esforço focado.

Paul J. Meyer

Ao focar nos 20% de atividades que geram 80% dos seus resultados, estipular prazos curtos para fazer essas atividades-chave e realiza-las alternando entre blocos de tempo de produção e de descanso você vai aumentar muito a sua produtividade.

A única coisa que você não pode fazer é não fazer nada. É não tomar uma ação. Porque aí você pode permanecer a vida inteira sendo improdutivo.

O desenvolvimento pessoal é uma escada e cada técnica que você utiliza para aumentar a produtividade ajuda você a subir mais um degrau.

Qual é a sua velocidade de subida atual? Em qual velocidade você quer chegar?

E quais são as suas técnicas para aumentar a produtividade?

Deixe um comentário me contando!

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Sobre o autor

Rafael da Luz

Não existem limites, existe conhecimento. Você se torna capaz de alcançar qualquer sonho na vida quando aprende a se desenvolver como ser humano. O desenvolvimento pessoal é o caminho para que você realize tudo o que mais deseja na vida. Por isso, engrandeça.

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